Pauschalierung mit Tücken

Nachträgliche Pauschalbesteuerung führt zur Sozialversicherungspflicht

 

Nicht jede Vergütung, die ein Arbeitnehmer erhält, ist lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Steuerfrei sind beispielsweise Zuschläge für Nachtarbeit oder für Arbeit an Sonn- und Feiertagen, Zuschüsse zur Betreuung von Kindern in Kindergärten oder zur betrieblichen Gesundheitsförderung. Erholungsbeihilfen, Jobtickets oder Essenmarken sind dagegen nicht steuerfrei. Der Arbeitgeber kann diese aber pauschal versteuern und die Lohnsteuer übernehmen. Der Vorteil: Steuerfreies bzw. pauschalversteuertes Entgelt ist nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung in der Regel auch sozialversicherungsfrei.

Korrekturen können teuer werden

Die Sozialversicherungsfreiheit wird jedoch nur gewährt, wenn die steuerfreien bzw. pauschal besteuerbaren Entgelte im jeweiligen Abrechungszeitraum auch tatsächlich lohnsteuerfrei belassen oder pauschal versteuert und im Lohnkonto des Arbeitnehmers aufgezeichnet werden. Wird eine Lohnabrechnung korrigiert und werden Entgeltbestandteile im Nachhinein lohnsteuerfrei belassen bzw. pauschal versteuert, sind diese nur dann beitragsfrei, wenn die Korrektur bis zum 28. Februar des Folgejahres (Abgabetermin der Lohnsteuerbescheinung) erfolgt. Eine spätere Korrektur, insbesondere im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung, führt zur Sozialversicherungspflicht.
 

Beispiel

Im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung im Juli 2017 wird bei einem Arbeitgeber in Düsseldorf festgestellt, dass bei Reisekostenabrechnungen der Jahre 2014 bis 2016 die steuerfreien Tagessätze für Verpflegungsmehraufwendungen (12 € bei eintägigen und 24 € bei mehrtägigen Dienstreisen) nicht um ein vom Arbeitgeber gewährtes Frühstück gekürzt wurden (Kürzungsbetrag: 4,80 €). Insgesamt wurden 10.000 € zu Unrecht steuerfrei gezahlt.

Für lohnsteuerliche Zwecke kann der Arbeitgeber die 10.000 € pauschal mit 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer besteuern und die Pauschsteuer übernehmen. Das Ergebnis der Lohnsteueraußenprüfung muss der Arbeitgeber umgehend auch sozialversicherungsrechtlich auswerten. Er darf also nicht bis zu einer späteren Prüfung der Sozialversicherungsträger warten.

Da die lohnsteuerliche Korrektur erst nach dem 28. Februar des jeweiligen Folgejahres durchgeführt wurde, sind die pauschalierten Entgelte sozialversicherungspflichtig. Der Arbeitgeber muss die Beiträge komplett alleine tragen, denn er darf den Arbeitnehmeranteil nicht vom Arbeitnehmer nachfordern. Der Arbeitgeber muss damit zahlen:

Lohnsteuer (25 %) 2.500,00 €
SolZ (5,5 %) 137,50 €
Kirchensteuer (7 % bei pauschaler LSt) 175,00 €
Steuern gesamt 2.812,50 €
   
+ Sozialversicherungsbeiträge (ca. 40 %) 4.000,00 €
Insgesamt vom Arbeitgeber zu zahlen 6.812,50 €

Das Frühstück seiner Arbeitnehmer kommt den Arbeitgeber somit teuer zu stehen.

Hinweis

Achten Sie bei der Lohnabrechnung sorgfältig darauf, dass auch die steuerfreien und  pauschalbesteuerten Entgeltbestandteile vollständig im Lohnkonto aufgezeichnet werden. Eine Ausnahme gibt es nur für Trinkgelder und die geldwerten Vorteile aus der Überlassung eines betrieblichen Handys oder Tablets auch zur privaten Nutzung. Hier ist eine Aufzeichnung im Lohnkonto nicht erforderlich.

(Stand: 07.11.2017)

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